Skapa en tabell

Vi börjar med att skapa en tabell för våra data. Det kan man göra på flera olika sätt. När man startar Access kommer man först till ett fönster med några valmöjligheter:

• Skapa en ny databas – Tom Access-databas
• Skapa en ny databas – Med hjälp av guider, sidor och projekt för databaser
• Öppna en befintlig fil

Vi skall börja med att skapa en ny tom databas. Markera det översta alternativet och klicka OK.

Nu får vi döpa databasen och lägga den i lämplig mapp. Jag döper den till kurs.mbd och klickar på "Skapa".

Vi skall börja att skapa en tabell. Antingen kan man dubbelklicka på texten "Skapa tabell i designläge" eller också kan man klicka på verktygsknappen "Design" som har en vinkelhake och en penna som ikon.

Nu kommer det upp ett randigt formulär där det överst står "Fältnamn", "Datatyp" och "Beskrivning". Det är det här som är Designläge, alltså det fönster där man kan ge sin tabell de egenskaper man vill ha.

Varje rad i det här formuläret kommer att bilda en kolumn i den färdiga tabellen. Det kan verka litet förvirrande, eftersom uppgifterna här skrivs in "på tvären" medan kolumnen sedan visas "på höjden".

Fältnamn är detsamma som namnet på tabellens kolumner, alltså det som skall stå som rubrik för kolumnen. I raden under "Fältnamn" skriver vi "Namn".

Datatyp är den typ av data som skall matas in i just den kolumnen. Om det är text som skall matas in, väljer man datatypen "Text". Klicka på raden under "Datatyp" så visas en lista där du kan välja datatyp. Välj "Text".

I "Beskrivning" behöver du inte skriva något. Det här fältet använder man bara om man vill göra en anteckning om vad det är för data som skall finnas i fältet. Det du skriver här syns inte annat än i designläget.

På nästa rad i formuläret skriver vi Adress och även här väljer vi datatypen "Text". Sedan fortsätter vi likadant med Postnummer och Postort.

Även i Postnummer väljer vi formatet "Text", trots att postnumret består av siffror. Det beror på att postnummer inte har ett numeriskt värde – som i mattetal. Vi skall inte räkna med dem.

Om vi använder formatet "Text", kan vi göra ett mellanslag mellan tredje och fjärde siffran. Det ger en snyggare utskrift av till exempel adressetiketter. Mellanslaget kommer att räknas som text.

Under raderna för fältnamn och datatyp finns en ruta för fältegenskaper, där vi kan ange fler egenskaper för det aktuella fältet.

Vid "Fältstorlek" står det 50. Det betyder att det finns plats för 50 tecken text. Man kan här ange högst 255 tecken.

Access avsätter plats på hårddisken för den angivna storleken, oavsett hur många tecken man skriver. Om man anger ett för högt värde kan databasen bli onödigt stor. Man skall därför inte ange ett högre värde än vad som verkligen behövs.

Om vi vill ha mycket text, ett helt brev till exempel, så är det formatet "PM" vi skall välja. Det ger obegränsat med plats.

Vid "Standardvärde" kan man ange något som man ofta använder. Då skrivs den texten eller det värdet automatiskt när man lägger in en ny rad i tabellen – en ny person som det blir i just det här exemplet.

Om jag skriver Nora som standardvärde för Postort och trycker på Enter, sätts det automatiskt citationstecken runt ordet. Vi bryr oss inte om det nu. Det används om man senare skall göra olika sökningar i databasen. Då anger man textformaterade fält inom citationstecken.

Om man vill att fältet skall innehålla en obligatorisk uppgift, kan man skriva "Ja" vid "Obligatorisk".

Vi fortsätter med att ange fler fältnamn. E-post skall vi ha med, liksom hemsidesadress. För hemsidor finns ett format som heter Hyperlänk.

För att komma ihåg födelsedagar skall vi ha ett fält med födelsedatum, som också har ett eget format: "Datum/tid".

Man måste skriva datum på ett speciellt sätt, nämligen i formen åååå-mm-dd eller med andra ord årtal-månad-datum. Den 23 maj 2003 anges som 2003-05-23, med bindestreck och med en nolla framför entalet om talet är mindre än 10.

För tid gäller formen hh:mm:ss eller med andra ord timme:minut:sekund. Exempel: 13:30:00 med kolon i stället för streck.

Nu ser det ut så här:

Designen är nu klar, men det framgår inte som självklart hur man skall fortsätta. Det finns ingen knapp att trycka på för att avsluta designläget.

Vi klickar på krysset uppe till höger i fönstret. Se bara till så att du klickar på rätt kryss, alltså det som hör till själva designfönstret.

Nu kommer det upp en fråga om vi vill spara designändringarna. Vi svarar Ja, och får möjligheten att döpa vår tabell. Jag kallar min tabell Kompisar och klickar på OK.

Nu kommer en konstig fråga: Vill jag skapa en primärnyckel?

Den nyckeln behövs bara om man vill koppla ihop flera tabeller i databasen, och det skall vi inte göra just du. Vi svarar därför Nej på frågan.

Dubbelklicka på namnet eller markera det och klicka på "Öppna", så syns hela tabellen. Vi ser att postadressen redan finns på plats, eftersom vi angav den som standardvärde.

Nu är alla kolumner lika breda och en del text syns inte. Man kan då klicka med muspekaren precis på strecket mellan två kolumnrubriker.

Då blir kolumnen automatiskt så bred att hela texten syns – precis som i Excel. Det här kan man göra på nytt om man skriver in till exempel längre namn. Då breddas kolumnen ytterligare så att den rymmer namnet.

Om vi nu skriver in något i ett fält, till exempel i Namn, kommer det automatiskt att skapas en ny post (rad).

Det roliga kommer när vi skriver hemsidesadressen. Texten blir färgad och understruken och det fungerar som en vanlig länk på en hemsida. Klickar man på den vill datorn koppla upp sig, varpå webbläsaren startas och visar hemsidan.

SupportData.Net
©